IBSY

IBSY ist eine modular aufgebaute Komplettlösung für Facility Management - der Verwaltung von Gebäuden und der mit Ihnen verbundenen Infrastruktur.
Die vollständig integrierten Module bauen auf eine gemeinsame Datenbank auf und dokumentieren den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes samt seiner Ausstattung.
IBSY macht die Überwachung und Steuerung aller Prozesse und Ressourcen sowie damit verbundene Workflows im Unternehmen transparent und ermöglicht somit eine bessere Ressourcennutzung, Qualitätssteigerung und -kontrolle und dadurch eine effiziente Kostenkontrolle und -senkung.

IBSY - integriertes Betriebsführungs System
enthält zu der graphischen Datenbank ein umfassendes CAD-System, außerdem eine Integration von Daten aus anderen Datenbanken und Quellen.
Für die Integration in die Office-Welt ist die Anwendung in Outlook integrierbar.
Durch die besonderen Leistungsmerkmale der flexiblen Datenbank und einer integrierten Scripteinbindung werden auch dem Endanwender spätere Erweiterungen und Veränderungen oder Ergänzungen von logischen Abläufen ermöglicht.
Der Anwender kann so seine umfangreiche Anwendung erweitern ohne über umfangreiche Programmierkennntisse zu verfügen.

Einzelne Module von IBSY:

IBSY Modul Umzugsmanagement

Die Funktionalität Umzugsmanagement von IBSY bietet die Lösung für betriebsinterne Umzüge.
Damit verfügen Umzugsmanager über kontinuierlich aktualisierte Daten und eingebaute Workflows.
Über eine Zeichnung können Sie sich grafisch darstellen lassen, welche der Büroflächen zum derzeitigen Zeitpunkt genutzt wird und mögliche Szenarien für eine zukünftige Nutzung entwerfen, um so Angebot und Nachfrage optimal aufeinander abzustimmen. Dadurch ist eine genauere und zuverlässigere Raumplanung möglich und die mit dem einzelnen Umzug verbundenen Kosten werden transparent gemacht und dadurch oft auch reduziert. Beliebig oft können "Was wäre wenn..." - Szenarien erstellt werden, um die kostengünstige Umsetzung der Unternehmensanforderungen zu ermitteln, oder strategische Aspekte in die Zukunftsplanung mit einfließen zu lassen.

Modul Flächenmanagement

IBSY, die Lösung für das Facility Management, ist ein bewährtes System für die Verwaltung von genutzten Flächen und deren Instandhaltung.
Es verfügt über leistungsstarke Standards, die Ihnen helfen, Ihre Effektivität zu maximieren und Ihre Kosten für Flächenbelegung und Instandhaltung zu minimieren.
Mit den Lösungen für das Facility Management können Facility Manager fortlaufende Verbesserungsmaßnahmen durchführen und Benchmarks im Vergleich zu der eigenen Unternehmenshistorie aufstellen. Der Einsatz dieser Technologie kann die Produktivität und Profitabilität bei strategischen Entscheidungen über Zukunftswachstum und Veränderungen in der betrieblichen Organisation grundlegend verbessern. IBSY integriert alle Standards, wie die DIN und die GEFMA-Richtlinien. Etwaige Schlüssel sind SAP-konform.

Modul Kostenmanagement

Die Funktionalität Kostenkontrolle für Flächennutzung unterstützt den Facility Manager bei der Prognostizierung, Verwaltung und Zuweisung von Kosten für Flächenbelegung,unbewegliche und bewegliche Gegenstände (Möblierung, Inventar oder Anlagen) und Instandhaltungsmaßnahmen (Reinigung oder Reparaturen). 

Häufig bieten Verwaltungs- und Finanzsysteme nicht die Funktionalitäten, die für ein effektives Facility- Immobilien- oder Instandhaltungsmangement benötigt werden.
Mit IBSY können detaillierte Budgets, Forecasts und Rückbelastungsrechnungen erstellt werden. Für die genaue Kostenanalyse und die entsprechende Belastung von Kostenstellen nutzt IBSY die Daten der zentralen Datenbank. Somit können Sie Ihr Budget besser kontrollieren und das Unternehmen mit einer transparenten und exakteren Darstellung der tatsächlichen Kosten und Vorteile einer effizienten Instandhaltung versorgen.

Modul Verwaltungsmanagement

Das Betriebs- und Einrichtungsmangement umfasst die Verwaltung von Eigentum (Gebäude, Firmengelände, spezielle Räume), Sachanlagen (Möbel, unbewegliches Inventar und Büroausstattungen, maschinelle, elektrische und sanitäre Systeme, Innen- und Außenwände), Personal und Organisation (Mitarbeiter, Abteilungszugehörige, Verkäufer und freie Mitarbeiter und Arbeitsabläufe).
Diese Komponenten bilden den Kern eines Unternehmens.

Modul Reservierungsmanagement

Die Reservierung wie z.B. von Räumen für Besprechungen oder auch die Reservierung von Poolcars ist für die Mitarbeiter oft ein zeitaufwendiges Thema.
Mit unserer gesamthaften Lösung in IBSY unter Verwendung von Webanwendungen im Intranet wird ein solcher Vorgang zeitlich und vom Ablauf her optimiert.
Direkt vom Arbeitsplatz aus erhalten die Anwender exakte und aktuelle Informationen über Belegung, Ausstattung, Grösse, technische Einrichtung bis hin zu einem Photo oder Video-Clip des Raumes und können so sofort ihre Reservierung tätigen. Weitere Zusatzanforderungen, wie z.B. Catering oder zusätzliche technische Ausstattung, z.B. aus einem Gerätepool, werden ebenfalls direkt eingebucht. Sind dafür Zusatzarbeiten von anderen Abteilungen notwendig, werden automatisch vom System die erforderlichen Arbeitsaufträge an die zuständigen Personen weitergleitet.

Modul Integration zur Gebäudeleittechnik

Mit IBSY kann auch eine Integration in die Gebäudeleittechnik Infra-Control erfolgen, so dass wichtige Daten und Ereignisse aus der GLT direkt in IBSY zur Verfügung stehen und z.B. zeitnah geeignete Maßnahmen geplant und ergriffen werden können.

Modul Schlüsselverwaltungsmanagement

IBSY beinhaltet alle Komponenten einer modernen Schlüsselverwaltung mit Schliessgruppen, Türzylinder- und Schlüsselverwaltung.

Modul Reinigungsmanagement

Hier werden alle zu reinigenden Flächen oder Gegenstände verwaltet. Per Knopfdruck kann z.B. festgestellt werden, wie viel Fensterfläche, Bodenfläche, oder sonstige Flächen, unter Berücksichtigung der Flächenbeschaffenheit und eventuell dafür vorgesehener Reinigungsvorschriften, gereinigt wurde oder werden muss.
Unter entsprechender Installationsvoraussetzung und Datenverknüpfung kann auch die Abwesenheit von Personen berücksichtigt werden, so dass z.B. nicht notwendige Reinigungsmaßnahmen eingespart werden können. Über ein Modul in IBSY in Verbindung mit dem Webservice kann nach unterschiedlichen Kriterien auch ein "Customer survey" ausgeführt und ausgewertet werden, um somit die Qualität der erbrachten Reinigungsdienstleistung festzustellen und nachzuhalten.